Claves de los procesos digitales de las empresas (y los despachos de abogados)  

En un hecho indiscutible que la digitalización de las empresas con la implementación de herramientas y tecnologías es el nuevo paradigma de esta década. El uso de las tecnologías ha facilitado, acelerado y mejorado la organización de cientos empresas en todo el mundo; sin embargo, no sólo es el software y hardware lo que ayuda a ofrecer mejores servicios o productos, si no se tiene una buena organización interna en las empresas, ni la tecnología más avanzada puede lograr que aumenten los niveles de productividad, eficiencia, competitividad y posicionamiento.  

Aunado a una infraestructura tecnológica, debe haber una estructura organizacional sólida, en la que cada elemento del capital humano entienda bien su posición, funciones, alcances y límites dentro de la organización, y para ello es necesario la implementación de metodologías y procesos de organización.  

Debemos entender a los procesos como una secuencia de tareas que se realizan de forma sucesiva para alcanzar un objetivo o un fin concreto. Por lo tanto, en una organización, la suma de muchos procesos va a tener como resultado la entrega de un producto o servicio al cliente.  

Aunque los modelos de organización no son una novedad pues ya desde el siglo XIX se habían implementado métodos de producción en línea como el fordismo y el taylorismo, y que cada vez son más comunes las metodologías de organización como BPMN, Kanban, Agile, Lean o Scrum, lo que sí está en boga es el levantamiento, rediseño o reingeniería de los procesos en la gestión de la vida de las empresas, bien sea para crear un nuevo canal de comunicación interna, diseñar un producto o dotar a un área del negocio con nueva tecnología.  

Empero lo anterior, no siempre es tan sencillo para las empresas entender los tipos de procesos que necesitan, ya que estos suelen ser muy generales y poco tangibles, sobre todo en organizaciones que pertenecen al sector educativo y jurídico.   

En el ámbito jurídico, el análisis y visualización de los procesos es fundamental, ya que permite a las firmas y despachos reflexionar sobre la finalidad del trabajo que se llevará a cabo, articulando hitos y calendarios que pueden controlarse y medirse, generando una mayor flexibilidad y permitiendo que mediante el análisis y control de los procesos, sea posible adaptarse a los cambios constantes que se producen, convirtiéndose en estructuras mucho más ágiles y eficientes.  

Las siguientes herramientas y metodologías pueden ser de gran utilidad para hacer visibles los procesos que mejoran y optimizan el funcionamiento de cualquier organización:  

Flujo de conceptos  

También conocido como diagramas de flujo o mapas de procesos, este diagrama describe visualmente el flujo de trabajo para una actividad determinada, o la serie de actividades para llegar a un resultado concreto.  

Flujo de trabajo  

El flujo de trabajo o diagrama de actividad, proporciona una representación visual del flujo de trabajo de una actividad concreta que suele presentarse utilizando el marco de notación del Lenguaje Universal de Modelado (UML).  

Mapa conceptual  

Esta visualización puede adoptar múltiples formas y es capaz de representar una amplia gama de información relacional.  

Mapa del proceso con carriles de nado  

Una variación del diagrama de flujo de conceptos donde las actividades se describen en carriles que representan el actor o la fuente responsable de ese paso.  

Diagrama de ciclo de vida  

Esta representación se utiliza para mostrar cómo una serie de eventos cronológicos interactúan continuamente, ya sea como un simple proceso repetible o para mejorar la práctica de forma incremental.  

Mapa mental  

El mapa mental es jerárquico y suele centrarse en un único concepto objetivo para mostrar las relaciones tanto entre los diferentes subconceptos, como entre los subconceptos y el concepto objetivo, como un enfoque para organizar visualmente la información.  

Línea de tiempo  

 La línea de tiempo presenta una cronología de eventos o hitos que pueden ser importantes para una empresa o proyecto. Esta línea de tiempo describe una visión general de los puntos clave dispuestos a lo largo de una línea, normalmente de izquierda a derecha, y no suele entrar en detalles más finos.  

Modelo de datos  

Este diagrama es un modelo de clases orientado a objetos que describe la estructura global de los datos o la estructura relacional completa de todas las tablas y elementos de una base de datos.  

Modelo relacional  

Se trata de un diagrama que describe la relación entre dos elementos contrastados a través del tiempo. Visualmente, este diagrama sencillo se presenta como una flecha que representa la relación unidireccional o bidireccional entre dos elementos descritos.  

Lista de comprobación  

Utilizada por pilotos de líneas aéreas y los cirujanos como forma de reducir los fallos compensando los límites de la memoria y la atención humanas, la lista de comprobación es, en esencia, una “lista de tareas” de elementos de acción necesarios. 

Fuente: Consejo de la Abogacía Española  

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